Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

{{FIRMENNAME}}
{{STRASSE UND HAUSNUMMER}}
{{PLZ UND ORT}}
E-Mail: {{DATENSCHUTZ-E-MAIL}}

Ein Datenschutzbeauftragter ist {{BESTELLT: NAME UND KONTAKT / NICHT BESTELLT}}.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird gehostet bei {{HOSTING-ANBIETER, ANSCHRIFT, REGION}}. Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Server automatisch technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, User-Agent, Referrer). Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse ist der sichere und stabile Betrieb des Dienstes. Logfiles werden nach {{SPEICHERDAUER LOGFILES}} gelöscht.

Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Cookies und LocalStorage

mailpolar verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und Einträge im LocalStorage deines Browsers:

• Session-Cookie — hält dich nach dem Login angemeldet (Authentifizierung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Einstellungen im LocalStorage — speichert Oberflächen-Präferenzen (z. B. Darstellungsmodus) lokal in deinem Browser. Diese Daten verlassen dein Gerät nicht.

Tracking- oder Marketing-Cookies von Drittanbietern setzen wir nicht ein. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von mailpolar ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und ein Passwort (als kryptografischer Hash, niemals im Klartext). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Daten werden gelöscht, wenn du dein Konto löschst, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Abonnentendaten — Verarbeitung im Auftrag (Art. 28 DSGVO)

Kernfunktion von mailpolar ist die Verwaltung von Empfängerlisten und der Versand von E-Mail-Kampagnen im Auftrag unserer Nutzer. Für die personenbezogenen Daten der Abonnenten (insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Listen-Zugehörigkeit, An- und Abmeldestatus sowie Interaktionsdaten) ist der jeweilige Nutzer der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach seinen Weisungen.

Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, den wir unseren Nutzern bereitstellen: {{LINK ZUM AV-VERTRAG}}. Eine Nutzung der Abonnentendaten für eigene Zwecke — etwa Werbung oder Weitergabe an Dritte — findet nicht statt.

Unseren Nutzern empfehlen wir, Abonnenten ausschließlich per Double-Opt-in anzumelden. mailpolar unterstützt dieses Verfahren und protokolliert Zeitpunkt und Bestätigung der Anmeldung, damit Nutzer ihre Nachweispflichten erfüllen können.

6. Versand über den Mailserver des Nutzers

mailpolar versendet Kampagnen nicht über eigene Mailserver, sondern über den vom Nutzer hinterlegten SMTP-Server (z. B. eine mailcow-Instanz). Die dafür notwendigen Zugangsdaten (Host, Port, Benutzername, Passwort) speichern wir verschlüsselt und verwenden sie ausschließlich für den vom Nutzer ausgelösten Versand. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Beim Versand selbst werden Empfängerdaten an den Mailserver des Nutzers übermittelt; dessen Betrieb liegt im Verantwortungsbereich des Nutzers bzw. seines Hosting-Anbieters.

7. Oeffnungs- und Klick-Tracking

Im Auftrag unserer Nutzer messen wir die Reichweite versendeter Kampagnen. Dazu verarbeiten wir:

• Oeffnungen — über ein kleines, transparentes Bild (Zählpixel) in der E-Mail wird der Zeitpunkt des Ladens registriert.
• Klicks — Links in Kampagnen führen über eine kurze Weiterleitung, die den Zeitpunkt des Klicks registriert und unmittelbar zur Ziel-URL weiterleitet.
• Geräte- und Browsertyp (abgeleitet aus dem User-Agent, ohne dauerhafte Speicherung des vollständigen User-Agent-Strings).

IP-Adressen der Empfänger werden nicht dauerhaft gespeichert. Die Auswertung erfolgt kampagnenbezogen für den jeweiligen Nutzer als Verantwortlichen; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter. Die Zulässigkeit des Trackings gegenüber den Empfängern (z. B. Einwilligung im Anmeldeprozess) liegt in der Verantwortung des Nutzers.

8. Abmeldung (Unsubscribe)

Jede über mailpolar versendete Kampagne enthält einen Abmeldelink. Bei Abmeldung wird der Abonnent unmittelbar auf "abgemeldet" gesetzt und erhält keine weiteren Kampagnen der jeweiligen Liste. Der Abmeldestatus bleibt gespeichert, damit die Abmeldung dauerhaft respektiert wird (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

9. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für kostenpflichtige Pläne nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland ("Stripe"). Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten, Name, Rechnungsadresse) gibst du direkt bei Stripe ein; wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungsdaten. Wir erhalten von Stripe lediglich Informationen über den Status deiner Zahlung und dein Abonnement.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Stripe kann Daten auch in Drittländer (insbesondere die USA) übermitteln; hierfür bestehen geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln bzw. Angemessenheitsbeschluss). Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/de/privacy.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. aus Handels- und Steuerrecht) dies verlangen. Listen, Kampagnen und zugehörige Statistiken werden gelöscht, wenn der Nutzer sie löscht oder sein Konto auflöst; Abmeldevermerke können zur dauerhaften Beachtung der Abmeldung länger aufbewahrt werden.

11. Deine Rechte als betroffene Person

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose E-Mail an {{DATENSCHUTZ-E-MAIL}}. Bist du Empfänger einer über mailpolar versendeten Kampagne, richte dein Anliegen bitte zusätzlich an den Absender der E-Mail — er ist der Verantwortliche für deine Daten; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für unseren Sitz zuständigen Behörde: {{ZUSTAENDIGE AUFSICHTSBEHOERDE}}.

12. Aenderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Stand: {{DATUM}}.